Theo nghị định 15/2018/NĐ-CP của chính phủ, từ 1/7/2019 tất cả các cơ sở sản xuất thuốc không đạt GMP sẽ không được sản xuất. Vì vậy, giấy chứng nhận GMP là điều kiện bắt buộc để các nhà máy dược phẩm được tiếp tục sản xuất cũng như là tăng độ uy tín của sản phẩm và doanh nghiệp. Công tác kiểm tra GMP và cấp giấy chứng nhận GMP luôn tiến hành theo yêu cầu GMP và các quy định hiện hành của Bộ Y tế. 

1.1.Kiểm tra GMP thường kỳ

1.1.1.Tiếp nhận hồ sơ đăng ký

* Thời gian tối đa thực hiện: 2 ngày.

• Hồ sơ đăng kýkiểm tra GMP kèm theo Biên nhận nộp phí được tiếp nhận tại Bộ phận văn thư/bộ phận một cửa - Văn phòng Cục. Hồ sơ kiểm tra được kiểm tra theo Checklist hồ sơ đăng ký kiểm tra GMP lần đầu đối với cơ sở đăng ký lần đầu (BM.CL.01/01) và Checklist hồ sơ đăng ký tái kiểm tra GMP đối với cơ sở tái đăng ký (BM.CL.01/02). Văn thư Cục vào sổ theo dõi văn bản đến với số văn bản đến.
• Sau khi đơn vị hoàn tất thủ tục tài chính, trong vòng 01 ngày Văn phòng Cục chuyển Hồ sơ đăng ký kiểm tra cho Phòng QLCL thuốc.
• Trong vòng 1 ngày, văn thư Phòng QLCL thuốc sau khi tiếp nhận hồ sơ, phải vào sổ nhận công văn đến của Phòng, chuyển Lãnh đạo Phòng phân công và chuyển đến chuyên viên thụ lý hồ sơ.
• Trường hợp tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp Giấy đủ điều kiện Kinh doanh dược liên thông từ Phòng Quản lý Kinh doanh dược, sau khi được Lãnh đạo phòng phân công, chuyên viên thụ lý hồ sơ xử lý theo trình tự như các hồ sơ đăng ký GMP được tiếp nhận từ Văn phòng Cục.
• Chuyên viên thụ lý hồ sơcập nhật vào Danh sách nhà máy đăng ký kiểm tra GPs (theobiểu mẫu bảng Excel BM.CL.01/03).

1.1.2.Thẩm định hồ sơ

* Thời gian tối đa thực hiện: 3 ngày.
a) Chuẩn bị
Chuyên viên thụ lý hồ sơ lập biên bản thẩm định theo các biểu mẫu dưới đây, chuyển hồ sơ, biên bản thẩm định đến các chuyên gia thẩm định và Lãnh đạo Phong xem xét, kết luận.
* Mẫu biên bản thẩm định:
+  Biên bản thẩm định hồ sơđăng ký kiểm traGMP lần đầu: BM.CL.01/04
+  Biên bản thẩm định hồ sơ tái đăng ký kiểm tra GMP: BM.CL.01/05
* Chuyên gia thẩm định:
Chuyên viên phòng QLCL thuốc và các phòng liên quan theo Quyết định thành lập của Cục trưởng Cục Quản lý Dược.
b) Thẩm định hồ sơ
+  Đối với hồ sơ đăng ký kiểm tra lần đầu: chuyên gia phải đánh giá sự phù hợp về quy mô và tính hợp lý của việc triển khai tại cơ sở với các dây chuyền cơ sở đăng ký kiểm tra (cấp sạch nhà xưởng; công suất thiết bị, hệ thống; chiều di chuyển của nhân viên, nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm; phân công và trình độ của nhân sự chủ chốt;...) và các điểm cần lưu ý trong quá trình kiểm tra (các nội dung chưa phù hợp hoặc nghi ngờ...)
+  Đối với hồ sơ đăng ký tái kiểm tra: chuyên gia phải xem xét đánh giá kết quả kiểm tra lần trước về mức độ đáp ứng yêu cầu GMP, các thay đổi so với lần kiểm tra trước (các ảnh hưởng của việc thay đổi đến điều kiện môi trường, thiết bị, quy trình,...), báo cáo khắc phục các tồn tại của lần kiểm tra trước (việc thực hiện các tồn tại theo kế hoạch xây dựng được báo cáo gần nhất), các chú ý liên quan đến vi phạm quy định hiện hành về Dược của cơ sở (nếu có): vi phạm về chất lượng thuốc, sản xuất thuốc,....
c) Kết quả thẩm định và xem xét kết quả thẩm định
-  Trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ quy định, chuyên viên thụ lý phải:
+ Ghi kết quả thẩm định vào Danh sách nhà máy đăng ký kiểm tra GPs (biểu mẫu BM.CL.01/03) theo dõi tình trạng hồ sơ.
+ Thông báo chính thức cho cơ sở (qua văn thư/email/fax/tin nhắn,...), thống nhất thời gian dự kiến kiểm tra phù hợp với hoạt động của cơ sở. 

• Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng đầy đủ theo quy định:

+ Ghi kết quả thẩm định vào Danh sách nhà máy đăng ký kiểm tra GPs (biểu mẫu BM.CL.01/03) theo dõi tình trạng hồ sơ.
+ Thông báo chính thức cho cơ sở (qua văn thư/email/fax/tin nhắn,...) nêu rõ các nội dung cần bổ sung. Đối với hồ sơ tái đăng ký, thời gian bổ sung không quá 30 ngày hoặc đến thời điểm hết hiệu lực của giấy chứng nhận GMP.
Khi nhận được hồ sơ bổ sung, chuyên viên thụ lý hồ sơ chịu trách nhiệm xem xét hồ sơ bổ sung, báo cáo Lãnh đạo Phòng để kết luận.
Trường hợp đối với hồ sơ tái đăng ký không được bổ sung đúng thời hạn, chuyên viên thụ lý hồ sơ ghi rõ trong biên bản thẩm định, chuyển hồ sơ tới Trưởng phòng xem xét để đề xuất và báo cáo Lãnh đạo Cục biện pháp xử lý.

1.1.3.Xây dựng kế hoạch và thành lập Đoàn kiểm tra

* Thời gian tối đa thực hiện:3 ngày.
a)   Tuần 1 hàng tháng, Lãnh đạo Phòng thảo luận và phân công chuyên viên chuẩn bị kế hoạch kiểm tra GPs, dự thảo các Quyết định thành lập đoàn kiểm tra, trình Lãnh đạo Cục xem xét:
- Kế hoạch kiểm tra bao gồm:
+  Danh sách các cơ sở nộp hồ sơ đăng ký đạt yêu cầu.
+  Lịch trình kiểm tra dự kiến
+  Thành phần đoàn kiểm tra
- Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra
- Thành phần đoàn kiểm tra:
+  Trưởng đoàn: Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo phòng Quản lý Chất lượng thuốc hoặc Lãnh đạo phòng khác theo sự phân công của Cục trưởng;
+ Thư ký đoàn: Chuyên viên phòng Quản lý chất lượng thuốc;
+ Các thành viên: Sở Y tế địa phương và có thể thêm đại diện phòng chức năng khác của Cục Quản lý Dược;
- Thời gian kiểm tra: Dự kiến 01 - 02 ngày.
b)  Lãnh đạo Cục xem xét kế hoạch kiểm tra:
-   Nếu đồng ý, Lãnh đạo Cục phê duyệt kế hoạch kiểm tra tháng và ký ban hành các Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra và chuyển trả Văn thư Cục.
Văn thư Cục tiến hành thủ tục ban hành các Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra; lưu 01 bản và gửi trả Phòng QLCL kèm kế hoạch kiểm tra.
-   Nếu không đồng ý, Lãnh đạo Cục cho ý kiến  điều chỉnh kế hoạch kiểm tra, thành phần các đoàn kiểm tra và trả lại Phòng QLCL để thực hiện lại từ bước a.

1.1.4.Chuẩn bị thực hiện kiểm tra cơ sở

Thời gian tối đa thực hiện: 2 ngày.
a)   Chuyên viên thụ lý hồ sơ bàn giao hồ sơ đăng ký, biên bản thẩm định và các tài liệu liên quan cho thư ký đoàn kiểm tra.
b)  Thư ký đoàn:
+  Chuyển Quyết định kiểm tra đến các thành viên của đoàn kiểm tra.
+  Chuyển Quyết định kiểm tra và thông báo thời gian kiểm tra tại cơ sở theo kế hoạch đã được phê duyệt.
c)   Xây dựng chương trình kiểm tra
Ít nhất 01 ngày, trước thời điểm tiến hành kiểm tra tại cơ sở, Thư ký đoàn dự thảo chương trình cụ thể về kiểm tra GMP tại cơ sở (theo biểu mẫu BM.CL.01/06).
Chương trình kiểm tra cần phải đảm bảo phù hợp với đặc thù của từng đơn vị, đáp ứng mục đích và thời gian của đợt kiểm tra. Kế hoạch kiểm tra phải căn cứ trên dây chuyền đăng ký kiểm tra đối với cơ sở mới, trên kết quả kiểm tra lần trước và các hành động khắc phục sau đợt kiểm tra đối với cơ sở tái kiểm tra, các thông tin về các vi phạm của cơ sở (nếu có). Kế hoạch kiểm tra phải bao gồm các khu vực và thời gian dự kiến kiểm kiểm tra của từng khu vực, danh mục các tài cần phải kiểm tra (có thể là tài liệu riêng, đính kèm kế hoạch kiểm tra) và đầy đủ các thông tin khác theo biểu mẫu.
Chương trình kiểm tra có thể được thay đổi trong quá trình thanh tra nếu phát hiện các điểm cần kiểm tra kỹ hơn hoặc mở rộng đối tượng, phạm vi kiểm tra. Khi thực hiện, cần xem xét tiến trình kiểm tra, các phát hiện trong qusa trình kiểm tra, đối chiếu với chương trình  kiểm tra và điều chỉnh nếu cần.
Trưởng đoàn chịu trách nhiệm tổ chức họp đoàn kiểm tra trước khi tiến hành kiểm tra để rà soát phân công trách nhiệm của các thành viên, chuẩn bị nội dung cần chú ý trong kiểm tra và thống nhất chương trình kiểm tra tại cơ sở sản xuất và thông báo chương trình kiểm tra cho cơ sở sản xuất.

1.1.5.Kiểm tra tại cơ sở

* Thời gian tối đa thực hiện: 5 ngày.
6.2.5.1. Trình tự kiểm tra
a) Đoàn kiểm tra, theo hướng dẫn của đại diện cơ sở, đi một vòng bên ngoài, đánh giá sơ bộ về cơ sở sản xuất.
b) Họp khai mạc với cơ sở
-Đại diện đoàn kiểm tra: Công bố Quyết định, giới thiệu thành phần đoàn kiểm tra, mục đích, phạm vi, phương pháp, trình tự và chương trình kiểm tra.
-Đại diện Cơ sở giới thiệu thành phần tham dự họp, báo cáo tóm tắt về hoạt động và việc triển khai áp dụng GMP(thời gian báo cáo không quá 60 phút) với các nội dung sau:
* Đối với cơ sở kiểm tra mới:
+ Giới thiệu khái quát về cơ sở: Giới thiệu hoạt động chung của cơ sở, Sơ đồ tổ chức
+ Tóm tắt về quá trình đào tạo và kết quả đào tạo GMP
+ Sơ đồ các khu vực sản xuất: Sơ đồ mặt bằng địa lý, Sơ đồ bố trí dây truyền sản xuất: bố trì phòng sản xuất, cấp sạch, chênh lệch áp xuất..., Đường di chuyển của công nhân, của nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm…
+ Các hệ thống phụ trợ: Hệ thống xử lý không khí;   Hệ thống cung cấp nước sản xuất; hệ thống xử lý chất thải rắn, chất thải lỏng, khí thải;Hệ thống phòng cháy, chữa cháy và an toàn lao động,...
+ Tình hình hoạt động sản xuất: Dạng bào chế  cơ sở sản xuất đăng ký kiểm tra, Kiểm tra trong quá trình sản xuất, Đánh giá nhà cung cấp, Các hoạt động thẩm định,...
+ Hoạt động của phòng kiểm tra chất lượng: theo quy định về GLP.
+ Hoạt động của bảo quản thuốc: theoquy định về GSP.
+ Thanh tra nội bộ.
Trong quá trình trình bày hoặc kết thúc bài giới thiệu của cơ sở, các thành viên đoàn kiểm tra nêu các câu hỏi về những điều cần làm rõ trong hồ sơ đăng ký và trong nội dung báo cáo của cơ sở nhằm tìm hiểu thêm các thông tin cần thiết về cơ sở trước khi đoàn kiểm tra thực tế.
*Đối với cơ sở tái kiểm tra:
+ Báo cáo hoạt động của cơ sở và các thay đổi của cơ sở trong 3 năm.
+ Báo cáo khắc phục các tồn tại trong lần kiểm tra trước.
+ Báo cáo về việc đào tạo cán bộ trong 3 năm.
c) Kiểm tra thực tế các hoạt động của cơ sở
Đoàn kiểm tra thực hiện việc kiểm tra thực tế:
- Kiểm tra trực tiếp tại các khu vực sản xuất, kiểm nghiệm, kho bảo quản nguyên liệu, thành phẩm, bao bì, các hệ thống phụ trợ,...
- Kiểm tra rà soát hồ sơ lưu trữ về các hoạt động của cơ sở sản xuất.
Ghi chú: Thông thường, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra trực tiếp tại các khu vực trước khi kiểm tra về hồ sơ được lưu trữ. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra, rà soát hồ sơ lưu, thanh tra viên có thể tiến hành kiểm tra trực tiếp lại tại khu vực thực hiện hoạt động đó.
 Các thanh tra viên ghi lại các dữ liệu từ việc đặt câu hỏi hoặc phỏng vấn trực tiếp tới người quản lý hoặc nhân viên vận hành, xem xét các hồ sơ, quan sát quá trình vận hành,...
- Thành viên đoàn kiểm tra phải ghi lại vào Bản ghi chép kiểm tra (biểu mẫuBM.CL.01/07) hoặc sổ tay thanh tra viên các quan sát, các tài liệu đã xem và thông báo những điểm không phù hợp cho nhân viên của cơ sở sản xuất trước khi rời khỏi khu vực đã kiểm tra. Việc ghi chép cần phải sử dụng bút bi, bút mực, không sử dụng bút chì. Thanh tra viên phải ghi lại và đưa vào báo cáo kiểm tra/biên bản kiểm tra tất cả các điểm không phù hợp phát hiện được, kể cả các điểm mà nhà sản xuất đã khắc phục ngay sau đó.
- Trong quá trình kiểm tra, thanh tra viên có thể lấy mẫu nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm để gửi đi phân tích, kiểm nghiệm nếu nhận thấy có dấu hiệu nghi ngờ về chất lượng.
- Thanh tra viên có quyền được tiếp cận tất cả các khu vực sản xuất, kiểm tra chất lượng, bảo quản, các hệ thống phụ trợ và các hồ sơ tài liệu liên quan đến các hoạt động sản xuất, kiểm tra chất lượng, bảo quản thuốc, bao gồm các SOP, các đề cương, sơ đồ, bản ghi chép, các dữ liệu và hệ thống máy tính. Trong trường hợp cần thiết, thanh tra viên có thể yêu cầu cung cấp bản photocopy tài liệu hoặc chụp ảnh, quay video cơ sở vật chất, thiết bị, nhà xưởng...
- Trong trường hợp phát hiện vi phạm ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng của một sản phẩm hoặc nhiều sản phẩm; trưởng đoàn cần phải lập biên bản, đánh giá nguy cơ ảnh hưởng của vi phạm và yêu cầu cơ sở tạm ngừng hoạt động sản xuất liên quan đến vi phạm; yêu cầu ngừng này phải được thông báo lại trong buổi họp kết thúc kiểm tra và phải được ghi vào trong biên bản/báo cáo kiểm tra).Biên bản này phải được báo cáo Lãnh đạo Cục để biết và có văn bản xử lý chính thức.
- Việc họp đoàn kiểm tra, tóm tắt các hoạt động kiểm tra đã thực hiện, các vướng mắc trong quá trình kiểm tra và các các tồn tại phát hiện được của từng ngày có thể được thực hiện vào cuối ngày kiểm tra hoặc đầu ngày hôm sau. Trưởng Đoàn kiểm tra tập hợp ý kiến của các thành viên, lập danh sách các điểm không phù hợpcủa từng ngày kiểm tra và thông báo cho cơ sở sản xuất. Trường hợp cơ sở không thống nhất với các nội dung phát hiện, cơ sở phải chuẩn bị và cung cấp các bằng chứng cho đoàn vào ngày kiểm tra kế tiếp.
c) Họp đoàn kiểm tra cuối đợt kiểm tra
Đoàn kiểm tra sẽ họp riêng để thống nhất ý kiến; thư ký đoàn chịu trách nhiệm tập hợp các ý kiến, các phát hiện trong quá trình kiểm tra của các thành viên,tổng hợp, thống nhất danhsách các tồn tại, phân loại các tồn tại (Theo Phụ lục I) và dự kiến kết luận về mức độ tuân thủ GMP của cơ sở kiểm tra.
Đoàn kiểm tra họp với cơ sở, thông báo tóm tắt quá trình kiểm tra, các tồn tại phát hiện, phân loại tồn tại. Cơ sở có thể giải thích, thảo luận đối với các vấn đề mà cơ sở chưa rõ, hoặc chưa thống nhất với đánh giá của đoàn kiểm tra. Tất cả các ý kiến không thống nhất của cơ sở phải được ghi lại và đưa vào nội dung của Biên bản kiểm tra.

>>> Xem thêm 
Trình tự, thủ tục hồ sơ đăng kí kiểm tra GMP lần đầu và tái kiểm tra GMP bao gồm những gì?

Bản đăng kí kiểm tra  "Thực hành tốt sản xuất thuốc GMP"